Pentru ca resursele financiare, umaneşi de timp investite în implementarea programelor de instruire profesională să aducă beneficii (în ultimă instanţă concretizate în creşteri ale vânzărilorşi scăderi ale costurilor de producţie), trebuie identificate foarte precis nevoile reale de instruire. În funcţie de aceste nevoi vor fi definite obiectivele formăriişi vor fi construite conţinuturile programelor de formare.
Există mai multe modalităţi de a identifica nevoile reale de instruire pornind de la: a) obiectivele strategice ale firmei; b) principalele probleme sau puncte slabe /disfuncţiuni ale firmei; c) analiza solicitărilor profesionale specifice fiecărui post în parte; d) analiza diferenţele de performanţă existente între diferite categorii de angajaţi.
a. Obiectivele strategice ale firmei definite clar de echipa de conducere sunt primele repere ale identificării nevoilor de formare /dezvoltare profesională. Astfel, pentru o firmă mică, în dezvoltare, dacă se pune problema creării unui departament de marketing, acest pas este anticipat de atragerea din afara firmei sau de formarea unor angajaţi din interiorul firmei, ca specialişti pe probleme de marketing. În mod similar, dacă se achiziţionează noi utilaje, angajaţii care vor lucra cu acestea vor avea nevoie de stagii de formare specifice pentru a le utiliza.
b. Principalele probleme sau puncte slabe /disfuncţiuni ale firmei, identificate de către angajaţi, deseori fac trimitere la nevoi urgente de formare /dezvoltare profesională. Folosind tehnica chestionarului se poate realiza o analiză a climatului socio- profesional care evidenţiază principalele probleme existente în firmă pornind de la opiniile angajaţilor aflaţi pe diferite paliere ierarhice. Analiza opiniilor colectate prin chestionar poate duce la identificarea unor soluţii cu caracter formativ.
c. Analiza solicitărilor profesionale specifice fiecărui post poate defini alte categorii de nevoi formative. În urma analizei de post, pot fi identificate competenţele profesionale ignorate de către angajaţii actuali dar identificate de analist ca fiind importante pentru realizarea unei activităţi performante. În mod similar pot fi anticipate mutaţii în definirea sarcinilor unui post (de exemplu computerizarea unor proceduri şi necesitatea utilizării computerului) şi nevoia de formare profesională în acest sens. La fel, prin formularea unor întrebări în cadrul unui chestionar al nevoilor de formare, ocupanţii actuali ai postului pot fi întrebaţi despre problemele care apar în activitatea lor, despre schimbările pe care le-ar introduce în definirea postului în vederea creşterii eficienţei, despre noile abilităţi /competenţe profesionale pe care şi-ar dori să le aibă etc.