Elaborarea planului de formare: etape şi caracteristici

1. Determinarea scopului şi a cerinţelor formării

Determinarea scopului formării presupune stabilirea nivelului cunoştinţelor sau a comportamentelor pe care cursanţii le vor avea şi le vor putea aplica la finalul procesului de formare. Precizăm că realizarea acestei etape elimină neconcordanţele dintre conţinutul formării şi caracteristicile activităţii profesionale.

Determinarea scopului formării se realizează direct în cadrul organizaţiei din cadrul căreia fac parte cursanţii şi presupune următoarele faze:

Faza 1: analiza posturilor cursanţilor, vizează trei direcţii:

analiza posturilor care vor fi ocupate de cursanţi, la finalul perioadei de formare. Această analiză permite realizarea unei “priviri de ansamblu” asupra caracteristicilor activităţii titularilor posturilor;
analiza posturilor ocupate de absolvenţii cursurilor anterioare de formare în acelaşi domeniu. În situaţia în care această analiză este posibilă, ea permite definirea imaginii procesului de formare în cadrul angajaţilor organizaţiei. De asemenea, interviurile cu aceşti absolvenţi relevă carenţele în pregătirea lor. Printre întrebările care pot fi utilizate menţionăm: „formarea dumneavoastră v-a ajutat în îndeplinirea sarcinilor profesionale?”; „care sunt cunoştinţele care v-au fost cel mai mult sau cel mai puţin folositoare?”; „care sunt criticile pe care le aduceţi formării de care aţi beneficiat anterior?” etc.;
analiza „posturilor-pilot”. Analizele precedente nu sunt suficiente pentru determinarea scopului concret al formării deoarece profesiunea, ca oricare alt lucru, evoluează în timp. De aceea, este foarte important ca analiza să se proiecteze în viitor şi să vizeze „posturi-pilot” sau posturi viitoare care corespund posturilor cursanţilor actuali.

Faza 2: determinarea „factorului X” al formării. Factorul X al formării se constituie în acele caracteristici ale posturilor care nu fac parte din cerinţele actuale, dar care sunt importante în viitor pentru titularul postului din punctul de vedere al capacităţii de dezvoltare personală, al creativităţii, al capacităţii de autoperfecţionare. Spre exemplu, pentru o formare în domeniul audio-vizualului, factorul X pentru postul „prezentator TV” poate avea următoarele componente: psihologia culorilor şi a spaţiului; creaţie artistică; tehnici audio-vizuale pentru relaţii publice etc.

Faza 3: determinarea nivelului cunoştinţelor, abilităţilor şi calităţilor pe care cursanţiile vor avea la finalul procesului de formare. Sinteza rezultatelor celor două faze anterioare se concretizează în definirea exactă a nivelului cunoştinţelor, comportamentelor, atitudinilor pe care cursanţii le vor avea la finalul procesului de formare, în termeni de „va şti…”; „va face…”; „va fi…”. Precizăm că transformarea rezultatelor analizelor precedente în nivele de cunoaştere într-un domeniu de studiu necesită actualizarea permanentă a cunoştinţelor.

Concluzionând, subliniem necesitatea fundamentării planului de formare pe baza interactivităţii între „actorii” procesului de formare, respectiv: organizaţie, formator şi cursanţi.

2. Elaborarea programei analitice

Elaborarea programei analitice presupune găsirea răspunsului la întrebarea: „cumse parcurge procesul de formare a cursanţilor?”, respectiv modalităţile prin care cursanţii trec de la nivelul iniţial al cunoştinţelor, abilităţilor şi experienţei lor (reprezentat prin condiţiile impuse de organizatori cursanţilor pentru a participa la stagiul de formare) şi nivelul final al acestora. Stabilirea nivelului final al cunoştinţelor, abilităţilor şi experienţei cursanţilor se realizează prin intermediul participării active a formatorilor. În situaţia în care procesul de formare se implică mai mulţi formatori, este deosebit de utilă realizarea unei reuniuni interdisciplinare a acestora pentru realiza o sincronizare a obiectivelor pedagogice şi a elabora cât mai exact şi eficient programa analitică a cursurilor.

Principiile redactării programei analitice sau a planului unui curs sunt următoarele:

evidenţierea ideilor principale ale cursului şi determinarea obiectivelor formării;
determinarea modalităţilor de realizare a obiectivelor propuse sau a sarcinilor de lucru a cursanţilor;
identificarea domeniului de învăţare specific fiecărei sarcini de lucru;
selecţionarea metodei de formare în funcţie de obiectivele formării;
identificarea resurselor materiale şi stabilirea timpului destinat îndeplinirii fiecărei sarcini de lucru;
determinarea modalităţilor de evaluare a activităţii cursanţilor.

Aceste principii de redactare se regăsesc în cadrul programelor analitice concepute pentru derularea unui stagiu practic de formare (Tabelul nr 1).

Tabelul nr. 1. Ghid de elaborare a programei analitice pentru desfăşurarea unui stagiu de formare

GHID DE ELABORARE A PROGRAMEI ANALITICE PENTRU DESFĂŞURAREA UNUI STAGIU PRACTIC DE FORMARE
ETAPE:	MODALITĂŢI DE REALIZARE:
stabilirea unui climat pozitiv cu interlocutorii	prezentarea formatorului şi a cursanţilor;antrenarea cursanţilor în mici discuţii;incitarea interesului cursanţilor;manifestarea încrederii faţă de abilităţile şi cunoştinţele cursanţilor.
prezentarea stagiului de formare	stabilirea obiectivelor stagiului de formare şi a modalităţilor de evaluare a cursanţilor;reluarea ideilor principale ale stagiului trecut de formare şi realizarea legăturilor cu cel prezent.explicarea importanţei realizării obiectivelor;verificarea abilităţilor cursanţilor;definirea termenilor noi (dacă este cazul).
demonstrarea sarcinilor pe care le vor avea de realizat la finalul stagiului	prezentarea generală a modalităţilor de îndeplinire a sarcinii şi realizarea ei simultană;evidenţierea punctelor importante ale realizării sarcinii;acordarea explicaţiilor la întrebările cursanţilor;repetarea demonstraţiei (în funcţie de caz);reluarea principalelor etape de realizare a obiectivelor.
îndrumarea cursanţilor în vederea realizării sarcinilor stabilite	realizarea sarcinii de către cursanţi;asigurarea securităţii operaţiilor şi a siguranţei echipamentului folosit de cursanţi;îndrumarea cursanţilor, în funcţie de necesităţi;încurajarea cursanţilor (feedback constructiv).
asistarea cursanţilor să realizeze independenţi sarcinile	supravegherea cursanţilor;reducerea gradului de îndrumare a cursanţilor;intervenţia formatorului numai în caz de necesitate;continuarea realizării sarcinilor, până în momentul stăpânirii depline a realizării lor;
testarea performanţelor cursanţilor	realizarea sarcinilor în condiţii realiste, fără asistenţa sau îndrumarea formatorului;utilizarea unei liste de verificare a performanţelor.
evaluarea rezultatelor obţinute	informarea cursanţilor despre rezultatele obţinute;dacă există cursanţi care nu au trecut testul, utilizaţi lista de verificare pentru a-i explica punctele slabe;adoptarea unei atitudini pozitive şi încurajatoare.

3. Alegerea metodei de formare, stabilirea orarului şi desfăşurarea propriu-zisă a programului de formare

În cadrul acestei etape trebuie luate în considerare anumite influenţe negative pe care le pot manifesta „actorii” procesului de formare (organizaţie; formatori; conţinutulprogramului de formare) asupra următoarelor elemente:

bugetul alocat formării de către organizaţie. Formatorii, în demersul lor pedagogic, au tendinţa de a ignora bugetul sau de a îl revendica în momentul în care află valoarea lui. Pentru organizaţie, formarea reprezintă o investiţie. De aceea, trebuie luat în considerare aspectul economico-financiar al acesteia;
timpul alocat formării reprezintă, de asemenea, o constrângere din partea organizaţiei. Desfăşurarea propriu-zisă a stagiului de formare se realizează diferit, în funcţie de durata acestuia (câteva zile, una sau mai multe săptămâni, câteva luni, câţiva ani );
cultura organizaţiei intervine asupra procesului de formare nu numai prin politica de formare adoptată, ci şi prin regulile generale existente în cadrul ei (orar, concedii, grade şi criterii de promovare, norme formare şi informare existente etc.). De asemenea, modalitatea de participare la stagiul de formare (voluntar sau desemnat de organizaţie) constituie un parametru important pentru desfăşurarea formării.
numărul, specializarea, statusul, programul de lucru al formatorilor. Organizarea orarului de desfăşurare a procesului de formare se realizează în funcţie de numărul maxim de ore prevăzut în statutul profesional al formatorilor, în contractul de muncă al acestora, şi în funcţie de posibilitatea de a utilizare a colaboratorilor sau asistenţilor etc.;
dotarea tehnică a organizaţiei. Sălile în care se vor organiza reuniunile de formare, instalaţiile şi mijloacele materiale de care dispune organizaţia pot determina apariţia unor probleme de tipul: „există posibilitatea de a utiliza diverse mijloace audio-vizuale pentru desfăşurarea activităţilor practice?”;
nivelul formării pedagogice a formatorilor. Este recomandabil ca procesul de formare să nu fie perturbat de prejudecata „cei mai buni formatori sunt cei care au atins nivelul maxim al pregătirii în domeniul pedagogic”. Formatorii din cadrul organizaţiei percep diferit condiţiile de realizare a planului de formare în funcţie de modalităţile de formare şi perfecţionare a pregătirii lor. Ei sunt, de asemenea, influenţaţi de relaţiile profesionale-pedagogice care s-au creat între ei. Asupra acestui element se poate acţiona prin organizarea unor reuniuni de evaluare-formare a formatorilor;
conţinutul programului de formare generează anumite probleme referitoare la metodele pedagogice utilizate. Astfel, formarea în domeniul comunicării interpersonale nu se poate realiza decât prin intermediul metodelor active, în timp de formarea în domeniu chimiei nu se poate face decât în cadrul unui laborator specializat. Precizăm că formarea pedagogică a formatorilor are un rol deosebit de important pentru conţinutul programului deoarece cunoaşterea unei diversităţi de metode conferă un grad mare de libertate şi de adaptare la acesta.

Pentru creşterea eficienţei elaborării planului de formare, este recomandabil ca la reuniunile interdisciplinare să participe şi reprezentanţi ai organizaţiei şi ai cursanţilor. Participarea lor presupune acceptarea responsabilităţilor în funcţie de atribuţiile ce le revin.

Atunci când trainerul programează ce fel de materiale ajutătoare va folosi în cursul formării, trebuie să se gândească: la modul cum le va folosi, natura utilizării lor, timpul şi resursele necesare realizării lor. În pregătirea detaliată a sesiunilor trebuie să se decidă ce se va include în respectiva sesiune, urmând ca apoi să se realizeze un instructaj care să ghideze formatorul prin şirul de activităţi incluse în respectiva sesiune. Iată un exemplu în acest sens (Tabelul nr. 2.):

Tabelul nr. 2. Planul sesiunii de formare a abilităţilor de prezentare

	Timpul alocat
1	Introducerea sesiunii şi descrierea obiectivelor precum şi metodele care vor fi folosite. Analiza informaţiilor privind experienţa participanţilor în realizarea de prezentări.	10 minute
2	Oferirea de date ca input pentru abilităţile necesare realizării de prezentări. Se vor include informaţii despre limita atenţiei şi barierele comunicării.	35 minute
3	În timpul inputului, când se vor introduce conceptele din barierele comunicării se vor forma grupuri stup pentru identificare potenţialelor bariere. Se va lua feedback-ul şi se va nota pe un flipchart rezumatul, adăugându-se ideile grupurilor.	12 minute
4	Participanţii vor avea prezentări de câte 10 minute (grupurile vor fi pre-aranjate) 2 grupuri de 4 persoane, 4×10 minute plus încă 40 de minute pentru analiză a fiecărei prezentări, plus posibile întreruperi	1 oră şi 40 de minute
5	Sesiunea finală de evaluare	15 minute
6	TIMP TOTAL	2 ore şi 40 de minute (acordă 2 ore şi 45 de minute)

4. Feedback-ul planului de formare

La finalul celei de-a treia etape de elaborare, planul de formare poate fi aplicat. Este recomandabilă realizarea planului în forma în care a fost elaborat şi chiar este necesară stabilirea unei modalităţi de control a execuţiei acestuia.

În cazul în care formarea este de lungă durată (se desfăşoară pe parcursul mai multor luni sau ani), este necesară organizarea unor reuniuni mixte de evaluare, la care să participe reprezentanţii organizaţiei, cursanţii şi formatorii. Aceste reuniuni vizează:

gradul în care planul de formare a fost realizat aşa cum a fost proiectat;
modificările care trebuie realizate pentru spaţiile de desfăşurare şi mijloacele utilizate în cadrul desfăşurării procesului de formare;
recomandările propuse de cursanţi prin intermediul chestionarului anonim de evaluare administrat la finalul perioadei de formare.

În cazul în care formarea este de scurtă durată, este suficientă administrarea chestionarelor de evaluare.

Feedback-ul planului formare are două forme:

feedback imediat, se realizează de către cursanţi şi oferă formatorilor informaţii atât despre modul de desfăşurare a sesiunilor de formare, cât şi despre evaluarea conţinutului şi a metodelor utilizate. În cazul sesiunilor de formare de scurtă durată, pentru obţinerea feedback-ului imediat se pot utiliza chestionarele de evaluare sau se pot constitui grupuri de evaluare. Pentru sesiunile de formare de lungă durată, experienţa demonstrează că feedback-ul se poate obţine prin organizarea unor reuniuni de evaluare săptămânale la care participă atât formatorii, cât şi cursanţii.
feedback viitor, prezintă importanţă pentru organizarea sesiunilor viitoare de formare. Acesta presupune întocmirea sistematică a unor dosare de evaluare, care conţin elemente despre organizarea generală a formării, precum şi critica şi propunerile de îmbunătăţire a structurii acestora.

Pentru a obţine un feedback eficient este recomandabil:

să se evidenţieze aspectele pozitive ale activităţii cursanţilor;
să se descrie comportamentul observabil al cursanţilor şi nu doar explicaţiile cauzele care l-au determinat. Evaluarea, pozitivă sau negativă, determină apariţia anumitor blocaje în comunicarea formator-cursant.
să nu se folosească aprecieri generale. Dacă un formator în domeniul informaticii se adresează unuia dintre cursanţi astfel: „programul redactat conţine trei erori…”, atunci acesta nu are posibilitatea de a-şi corecta greşelile. Dacă însă va afirma: „în programul redactat era bine să folosiţi comanda …, aţi utilizat alte caractere … etc.”, atunci, prin descrierea erorilor, formatorul oferă posibilitatea corectării lor de către cursanţi;
să se utilizeze feedback-ul de fiecare dată când cursanţii au nevoie de el. Activitatea unui formator este cu atât mai dificilă şi delicată, cu cât cursanţii nu manifestă dorinţa de a avea o reacţie la comportamentele lor. În aceste situaţii este recomandabil să analizaţi motivele pentru care aceştia nu doresc să aibă asemenea reacţii;
trainerul sa fie empatic. Transpunerea în locul interlocutorului constituie „oglinda” propriului comportament;
să se solicite cursanţilor să facă ceva şi nu să li se impună;
trainerul să se asigure că aprecierile lui au fost deplin înţelese de cei cărora le-au fost adresate;
trainerul să primească feedback-ul cursanţilor. Fiecăruia dintre noi ne place să ne fie apreciate trăsăturile pozitive şi să nu ne fie observate cele negative. De aceea, modalitatea de transmitere a informaţiilor este deosebit de importantă atât pentru formator, cât şi pentru cursant. Concret, aceasta se materializează în următoarele atitudini: ascultarea activă a interlocutorului şi reformularea celor afirmate de interlocutor.

Recomandările formulate pentru elaborarea planurilor viitoarelor sesiuni de formare se realizează în cadrul reuniunilor finale de evaluare a formării, pe baza unei metodologii de evaluare, în funcţie de natura, forma de manifestare, cronologia şi consecinţele feedback-ului.

Utilizarea eficientă a feedback-ului, ca şi îndeplinirea obiectivelor formării, reprezintă factorul de realism şi de progres al organizaţiei care a solicitat pregătirea.

Pentru o evaluare eficienta se aleg cele mai bune metode de colectare a datelor:

INTERVIURI – acestea pot fi structurate relative cu intrebari prestabilite
CHESTIONARELE – cea mai populara metoda de colectare a datelor. Chestionarele reprezinta o lista de intrebari prestabilite care se refera la o gama de raspunsuri de la cele mai simple pana la anumite comentarii. Se folosesc inainte si dupa curs pentru testarea cunostintelor accumulate.
OBSERVAŢIA – pentru evaluarea trainingului, majoritatea observatiilor sunt facute de observatorii din afara: trainerii sau supervizorii. Trainerii observa comportamentul celor implicati in procesul de training – “off-the-job”, in timp ce supervizorii observa comportamentul individual la revenirea la locul de munca.
TESTE – acestea sunt examinari practice, a cunostintelor si abilitatilor asa incat rezultatele individuale sa poata fi comparate fie cu performantele unor persone similare, supuse aceluiasi test in aceleasi conditii, fie cu un numar de raspunsuri correct date .
ANALIZA MATERIALALOR – se refera la analiza tuturor materialelor de predare utilizate.
ANALIZA REZULTATELOR – pentru evaluarea la nivelul cost-beneficii, rezultatele pot fi analizate pentru a constata ce imbunatatiri au fost obtinute sau ce reduceri au fost constatate in rata de pierderi, accidente, absenteisme, intarzieri de livrare, fluctuatie de personal.

După ce materialul de evaluare a trainingului a fost colectat şi analizat, responsabilul cu activitatea de training întocmeste un raport corespunzator pentru fiecare seminar de training şi un raport general al programului de training. Aceste rapoarte sunt prezentate şi discutate cu Directorul Resurse Umane al companiei.

Rapoartele de training sunt o sursa importantă de date pentru planificarea urmatorului program de training. Pe baza rapoartelor se va ştii ce trebuie îmbunătăţit şi ce nu trebuie repetat.