“Formarea profesională este un proces de instruire, pe parcursul căruia participanţii dobândesc cunoştinţe teoretice şi practice necesare desfăşurării activităţii lor prezente.”
“Prin formare profesională a personalului, în calitate de activitate, a unei organizaţii desemnăm ansamblul proceselor prin care salariaţii îşi însuşesc într-un cadru organizat, cunoştinţele, aptitudinile, deprinderile şi comportamentele trebuitoare exercitării unor ocupaţii necesare respectivei firme.”
Spre deosebire de formare, dezvoltarea profesională este un proces mai complex, având drept obiectiv însuşirea cunoştinţelor utile, atât în raport cu poziţia actuală, cât şi cu cea viitoare.
În activitatea zilnică, persoanele care sunt bine pregătite profesional, indiferent de funcţia pe care o îndeplinesc, sunt preferate şi recompensate corespunzător
Literatura de specialitate oferă o mare diversitate de definiţii ale activităţii de pregătire profesională. Totuşi, majoritatea scot în evidenţă componentele procesului de pregătire profesională: formarea şi perfecţionarea profesională.
Prin formare se urmăreşte dezvoltarea unor capacităţi noi, în timp ce prin perfecţionare se vizează îmbunătăţirea capacităţii existente. Noţiunea de formare profesională include, după unii autori, calificarea profesională, perfecţionarea, specializarea, formarea prin experienţă şi informarea profesională. Perfecţionarea poate fi considerată şi ca stadiu al formării, care constă în acumularea cunoştinţelor referitoare la profesia de bază.
Formarea şi perfecţionarea profesională se întrepătrund ,uneori fiind dificil de apreciat dacă anumite activităţi sunt de formare sau de perfecţionare.
1. Modalităţi de formare şi perfecţionare
Concret, formarea personalului în cadrul firmei se realizează prin licee de specialitate şi şcoli profesionale dependente de aceasta, prin calificare la locul de muncă ţi cursuri serale de calificare. Din enunţarea modalităţilor frecvent folosite rezultă că activitatea de formare a personalului în întreprindere se rezumă la personalul de execuţie, de regulă muncitori. Celelalte cadre calificate necesare firmei ingineri, economişti, tehnicieni, precum şi o parte din muncitori, se pregătesc prin sistemul deînvăţământ.
Perfecţionarea pregătirii personalului firmelor se efectuează prin instituţiile de învăţământ superior, firmele private sau publice de pregătire a personalului, care realizează cursuri sau programe proprii, special organizate în cadrul lor.
Programele de formare şi perfecţionare, indiferent de locul organizării, în funcţie de eşalonarea realizării se împart în continue ţi discontinue.
Programele continue se derulează într-o singură perioadă, fără întreruperi, în afara sărbătorilor legale, fiind utilizate în special pentru formarea de specialişti. Avantajele lor principale sunt: concentrarea cursanţilor asupra conţinutului procesului de pregătire, continuitatea procesului de învăţare şi facilitatea unui larg schimb de opinii între participanţi. Dezavantajul programelor continue pentru firmă rezidă în faptul că persoanele în cauză sunt dislocate pentru o anumită perioadă, ceea ce provoacă unele greutăţi în realizarea obiectivelor compartimentelor implicate.
Programele discontinue, de regulă, implică două-trei subperioade de pregătire în instituţia cu profil didactic, după care personalul respectiv îşi reia munca în întreprindere. Avantajele sale constau în legarea mai strânsă a procesului de pregătire de activităţile firmei, în diminuarea problemelor cauzate de absenţa personalului, dată fiind scurtarea perioadei compacte în care lipseşte şi la schimbarea rapidă a abordărilor manageriale.
Un tip de pregătire care cunoaşte o rapidă amplificare în ultimii ani îl constituie programele organizate şi desfăşurate în cadrul firmei la care pot participa un număr mare de manageri şi specialişti şi care contribuie substanţial la remodelarea culturii firmei.
2. Metode de pregătire profesională a angajaţilor
- Pregătirea profesională la locul de muncă
Se realizează prin instruire, ucenicie sau prin pregătirea de laborator.
Instruirea la locul de muncă permite formarea dexterităţilor practice, specifice fiecărui post şi se realizează prin instructaje efectuate de anumite persoane.
Pregătirea prin ucenicie la locul de muncă permite combinarea pregătirii teoretice cu cea practică, fiind utilizată, în mod frecvent, în cazul persoanelor care desfăşoară activităţi meşteşugăreşti.
Pregătirea de laborator. Unele activitţi de pregătire pun accentul pe instrucţia emoţională şi pe formarea unui anumit comportament. Prin această metodă se studiază evoluţia comportamentului în cursul procesului de învăţare, rezultatele obţinute la un moment dat fiind considerate drept punct de plecare pentru pregătirea ulterioară.
- Pregătirea profesională în scopul îndeplinirii responsabilităţilor
Pentru angajaţii care lucrează în cadrul unor compartimente, şi chiar pentru manageri se pot folosi o serie de metode care constau în participarea angajaţilor la rezolvarea unor probleme profesionale importante.
Participarea în grup, la elaborarea de proiecte lucrări şi studii are drept scop confruntarea cursanţilor cu probleme reale, nemaiîntâlnite de ei până atunci. În acest caz unul din obiectivele urmărite este de a învăţa cum s-ar putea aborda, în viitor, probleme similare.
Delegarea sarcinilor. Primind de la şeful ierarhic unele responsabilităţi, un salariat îşi poate însuşi noi deprinderi şi cunoştinţe profesionale. Cel ce delegă trebuie să-i explice şi să-i demonstreze subalternului diferite situaţii cu care s-ar putea confrunta. În cazul folosirii acestei metode, şefii ierarhici trebuie să constituie exemple de urmat atât în ceea ce priveşte metodele şi stilul de muncă, cât .şi personalitatea.
Înlocuirea temporară a şefului ierarhic se foloseşte pentru pregătirea profesională a managerilor. Un manager poate fi înlocuit de un subaltern al său pe o anumită perioadă, în mod voit sau fortuit. În acest caz, subordonatul rămâne singur. Nemaiavând pe cine să întrebe, el va fi obligat să ia singur decizii, să studieze acte normative, lucrări de specialitate, experienţa altor manageri de pe posturi similare. Avantajul constă în puternica implicare a cursantului şi în cunoaşterea reacţiilor proprii.
- Rotaţia pe posturi
Presupune trecerea unei persoane pe un alt post, din acelaşi compartiment sau din compartimente diferite. De exemolu, cel care lucrează în compartimentul de marketing, poate funcţiona mai întâi ca reprezentant pentru a cunoaşte sistemul de distribuire. Apoi, va efectua anchete în rândul clienţilor pentru a cunoaşte consumatorii şi după aceea poate lucra în domeniul publicităţii. Această rotaţie permite stabilirea evoluţiei posibile a salariatului şi identificarea postului în care performanţele sale ar putea fi maxime. Metoda este utilă şi pentru pregătirea managerilor.
- Participarea în grupuri eterogene de muncă
Oferă posibilitatea celor care doresc să-şi îmbunătăţească pregătirea profesională, să înveţe de la ceilalţi participanţi, prin cunoaşterea opiniilor şi soluţiilor lor. În acelaşi timp, ei pot să-şi pună în valoare propriile competenţe.
- Participarea ca instructor la programele de pregătire
Alături de cadrele didactice, care au sarcini bine precizate ăn procesul de perfecţionare profesională, la această activitate pot participa şi alţi specialişti, în calitate de instructori. Aceştia, oricât de bine pregătiţi ar fi, au nevoie să-şi actualizeze pregătirea şi să-şi însuşească noi cunoştinţe. În felul acesta instructorii pot să-şi autodetermine cerinţele de perfecţionare.
- Participarea la şedinţe
Considerând şedinţa ca o activitate în echipă, în cadrul căreia au loc schimburi de informaţii, de idei, de opinii asupra modului de soluţionare a problemelor, participanţii au posibilitatea să cunoască şi alte domenii decât cele cu care se confruntă în mod curent. Ei îşi pot forma o imagine mai completă despre firmă şi despre problemele cu care aceasta se confruntă.
- Participarea la “comitete –junior”
Întreprinderile americane folosesc pentru pregătirea profesională a tinerilor manageri aşa- numitele “comitete-junior”. Acestea nu au caracter executiv, rolul lor fiind de investigare şi analiză. ““Comitetele-junior” îşi aleg singure subiectele de investigaţie şi, pe baza cercetărilor, propun unele recomandări pentru conducerea firmei. Eficienţa acestor comitete depinde de seriozitatea şi de competenţa membrilor, dar şi de interesul conducerii întreprinderii pentru soluţiile primite.
3. Metode de pregătire profesională a managerilor
Tot mai mulţi manageri devin conştienţi că şi în România întreprinderile nu mai pot fi conduse cu aceleaşi metode şi proceduri ca acum cinci sau zece ani. Aceasta presupune o schimbare esenţială în motivarea şi comportamentul lor, dar mai ales noi cunoştinţe, noi abilităţi şi dexterităţi. Acei care nu pot să suporte o asemenea schimbare “vor ieşi din cursă”, iar întreprinderile pe care le conduc vor avea aceeeaşi soartă. Pregătirea este necesară atât pentru cei care intenţionează să ocupe funcţii de conducere, cât şi pentru cei care deţin deja astfel de funcţii.
Baza pregătirii managerilor o reprezintă completarea cunoştinţelor teoretice şi practice. Este evident faptul că, într-un timp limitat, nu poate fi aprofundat un număr prea mare de domenii, ceea ce creează dficultăţi în stabilirea cunoştinţelor pe care ar urma să le posede managerii.
Problema este rezolvată mai uşor în cazul cursurilor organizate de instituţiile de învăţământ superior, deoarece se contează pe experienţa cadrelor didactice acre ştiu să conceapă şi să adapteze prelegerile la nivelul cerut de programul de perfecţionare.
În cazul în care se optează pentru studiul individual este mai dificil să se stabileascăce şi cât trebuie citi sau aprofundat.
O altă metodă de perfecţionare a managerilor este “metoda cazurilor”, care constă în alegerea unei probleme concrete. După stabilirea temei, ea se comunică unui grup format din managerii care participă la un curs de pregătire profesională. Acest grup urmează să găsească soluţii la problema dată, elaborând mai multe variante posibile, cu recomandarea şi susţinerea celei optime. Avantajul acestei metode constă în dezvoltarea spiritului de colaborare.
Pentru pregătirea managerilor se poate folosi şi autoinstruirea cu ajutorul tehnicii de calcul. În acest caz, instruirea se poate realiza pas cu pas. Informaţiile sunt segmentate în mai multe părţi, fiind prezentate în capitole de dificultate crescătoare. Cei care se instruiesc trebuie să răspundă la un chestionar, dacă răspunsurile sunt corecte, se poate trece mai departe; dacă răspunsurile nu sunt corecte este necesară revenirea asupra materialului anterior.
În procesul de pregătire a mangerilor se parcurg de regulă mai multe faze:
- pregătirea prealabilă, prin care se vizează trezirea interesului participanţilor pentru acceptarea instruirii şi motivarea ei;
- pregătirea efectivă, care constă în prezentarea noilor cunoştinţe;
- post-pregătirea, ptin care se asigură consultanţă în procesul aplicării celor învăţate.