Pentru înţelegerea importanţei şi conţinutului procesului de formare care se desfăşoară în organizaţii este necesar mai întâi să se clarifice termenii care se folosesc în vorbirea curentă. Astfel:
• Prin educaţie se înţelege orice activitate de învăţare pe termen lung, având ca scop instruirea oamenilor pentru a îndeplini diverse roluri în societate: rolul de cetăţeni, de lucrători şi de membri ai grupurilor familiale. Centrul de atenţie al educaţiei îl constituie în primul rand individul şi necesităţile sale, şi abia în al doilea rând necesităţile comunităţii ca întreg, adică nevoile societăţii. Ca exemple de nevoi individuale avem nevoia de alfabetizare, nevoia de a fi pregătit pentru exercitarea unei meserii, precum şi nevoia de a ne exploata pe cât posibil propriile înzestrări şi talente. Printre nevoile societăţii se numără cea de respectare a legii şi ordinii publice, nevoia de calităţi diversificate care să susţină activităţile economice, precum şi nevoia de apărare în faţa agresiunilor venite din exterior.
• Prin instruire se înţelege orice activitate destinată dobândirii de cunoştinţe şi aptitudini specifice exercitării unei meserii sau realizării unei operaţiuni. În centrul de atenţie al instruirii se află postul sau sarcina profesională. Câteva exemple de necesităţi de instruire: nevoia de a asigura eficienţa şi siguranţa în operare a anumitor maşini sau aparate;nevoia de a avea la dispoziţie o forţă de muncă eficientă; nevoia de a avea o conducere competentă a organizaţiei.
• Prin perfecţionare se înţelege orice activitate de învăţare dirijată mai degrabă spre nevoi viitoare decât imediate şi care se ocupă mai mult de progresul în carieră decât de performanţa curentă. În centrul de atenţie al perfecţionării se află, de obicei, în primul rând cerinţele viitoare de forţă Factorul uman şi performanţele organizaţiei de muncă ale organizaţiei, şi abia în al doilea rând cerinţele de progres ale indivizilor în mediul profesional. Ca exemple de cerinţe/nevoi de perfecţionare am putea enumera: nevoia managerilor de a putea utilize facilităţile asigurate de calculatoare în desfăşurarea activităţii, nevoia de înlocuire a cadrelor cu vechime în muncă aflate în pragul pensiei cu
potenţiali candidaţi din sânul organizaţiei, precum şi nevoia de a-i pregăti pe angajaţi să accepte schimbarea.
Fiecare dintre aceste tipuri distincte de activităţi de învăţare presupune, în diverse grade, dobândirea de cunoştinţe, capacitatea de înţelegere, aptitudini şi atitudini. În general, ne bazăm pe şcoală, colegiu şi universitate pentru asigurarea celei mai mari părţi a activităţilor “educaţionale” desfăşurate în societatea noastră. Ne bazăm pe organizaţii care, în parteneriat cu elementele vocaţionale ale sistemului nostru de învăţământ (colegiile tehnice şi noile forme de învăţământ universitar), asigură cea mai mare parte a “instruirii profesionale” desfăşurate în societate. Ne bazăm pe organizaţiile existente pentru crearea oportunităţilor de “dezvoltare” necesare în vederea pregătirii angajaţilor pentru rolurile viitoare.
Odată identificate condiţiile schimbării organizaţionale sau funcţionale şi factorii care influenţează pregătirea şi dezvoltarea începe procesul de determinare a nevoilor de pregătire şi dezvoltare. În esenţă, trebuie să ne punem două întrebări: care sunt nevoile de pregătire şi ce dorim să realizăm prin eforturile de pregătire şi dezvoltare.
În companiile paradigmatice, există o strînsă legătură între obiectivele strategice ale organizaţiei şi obiectivele programelor de pregătire şi dezvoltare. Aceste obiective îngemănate sunt revăzute periodic. După stabilirea obiectivelor programelor de pregătire şi dezvoltare, trebuie găsite cele mai adecvate metode de îndeplinire a lor.
În plus, pregătirea şi dezvoltarea trebuie evaluate constant pentru a ne asigura de îndeplinirea obiectivelor organizaţionale asumate.