Nevoia de instruire este reprezentata de orice fel de deficiente sau lipsuri in ceea ce priveste cunostintele, nivelul de intelegere, aptitudinile si deprinderile angajatului raportate la cerintele postului ocupat si la schimbarile organizationale.
Cand o echipa realizeaza o analiza a nevoilor de pregatire, trebuie sa colecteze informatiile de baza de la 3 nivele:
– Nivelul organizational: date despre organizatie luata ca un intreg (de exemplu despre structura ei, serviciile prestate, necesarul de personal etc.)
– Nivelul postului: date despre atributii si activitati (de exemplu, pe de o parte descrierea postului, specificatii despre cunostintele, aptitudinile si deprinderile necesare personalului pentru a ocupa acest post, iar pe de alta parte activitatile de comunicare si conducere)
– Nivelul individual: date despre angajat, cum ar fi fisa de evaluare, lista programelor de instruire la care a participat, rezultatele testarilor etc.
Colectarea informatiilor pentru analiza nevoilor de pregatire profesionala poate fi realizata cu ajutorul uneia dintre urmatoarele metode:
- analizarea datelor cu privire la organizatie, posturi si indivizi
- analizarea rezultatelor chestionarelor aplicate angajatilor
- intervievarea managerilor si supervizorilor in legatura cu nevoile lor si ale subordonatilor lor de pregatire si dezvoltare profesionala
- observarea modului de indeplinire a sarcinilor de catre personal
- monitorizarea rezultatelor discutiilor de grup cu privire la problemele cotidiene de serviciu
- analizarea jurnalelor sau agendelor de lucru completate de catre manageri, specialisti sau oricare alti angajati.
Una dintre cele mai obisnuite metode este utilizarea informatiilor colectate in documente deja existente, cum este fisa de evaluare a performantelor individuale.
Obiectivele sistemului formal (oficial) de evaluare a performantelor sunt multiple si variate. Printre acestea putem regasi cateva dintre cele de mai jos:
- identificarea nivelului actual al performantelor in munca
- identificarea punctelor slabe si tari ale angajatului
- facilitarea imbunatatirii performantelor actuale ale angajatilor
- identificarea nevoilor de pregatire si dezvoltare profesionala
- identificarea performantelor potentiale
- asigurarea unei baze de revizuire a salariilor
- incurajarea si motivarea angajatilor
- asigurarea informatiilor necesare planificarii fortei de munca.
Cu cat este mai complexa fisa de evaluare a performantelor individuale, cu atat sunt mai mari sansele identificarii cat mai complete si exacte a nevoilor de pregatire profesionala.